Apresentação Institucional: uma oportunidade de conexão com o público

Montar uma apresentação institucional é (ou deveria ser) o primeiro material de comunicação produzido por qualquer empresa. É nela que contamos quem somos, o que fazemos, para quem fazemos e porque fazemos.

Embora pareça simples contar aos outros quem somos, criar uma apresentação institucional que cause impacto na audiência requer tempo e dedicação das pessoas responsáveis. 

Tente falar um pouco de você para uma pessoa que acabou de conhecer e veja como é complicado se definir. Somos muitas coisas ao mesmo tempo e escolher o melhor viés de nós mesmos que interesse a quem estamos conversando é uma tarefa dificílima.

O mesmo vale para uma empresa. Encontrar a abordagem correta é o que diferencia uma apresentação institucional eficaz da não eficaz

Há um mito no mundo corporativo que as apresentações institucionais devem ser amplas e atender inúmeras situações e audiências. 

Isso pode ser verdade na cabeça de quem demanda a apresentação – é até natural tentar prever as situações e tentar cercá-las com um único material de qualidade – mas perder-se na quantidade de atributos e serviços que a empresa oferece é o principal obstáculo que encontramos nas apresentações institucionais. 

Na ânsia de contar em pouco tempo tudo aquilo que a empresa faz, fez e propõe ao mercado perde-se uma oportunidade valiosa de criar conexão com uma determinada audiência. 

Na prática quanto mais se diversifica mensagem e audiência, menos interessante fica a apresentação para quem está assistindo.  Quem nunca olhou para o celular quando um apresentador cita sua missão, visão e valores em uma reunião comercial que atire a primeira pedra. 

Primeiro passo: conheça a sua audiência

O primeiro passo para uma apresentação institucional de alto impacto é entender porque você está criando essa apresentação. Qual o seu objetivo final com esse material? Você quer vender um serviço ou produto? Conseguir um investidor? Engajar seu público interno? Defina o objetivo e o público da sua apresentação institucional antes de qualquer coisa. 

Segundo passo: considere as dores de sua audiência 

O segundo passo é encontrar, dentro daquilo que você quer falar, o que o seu público quer ouvir. 

Vale lembrar sempre que apresentação é um momento riquíssimo de comunicação. Uma oportunidade única de criar empatia direta; olho no olho. Prever as dores da sua audiência e antecipá-las em uma apresentação institucional de impacto é meio caminho andado para uma parceria efetiva de negócios. 

Uma empresa do varejo que quer ampliar a sua penetração, por exemplo, tem que saber como isso vai ajudar o varejista a vender mais. Ora, a publicidade percebeu isso há muito tempo. 

Gasta-se milhões em pesquisa para tentar entender exatamente o que as pessoas almejam, para depois criar uma peça publicitária que mostre o atributo do produto que é desejável pelo consumidor. 

Um exercício divertido para atestar o que estamos falando é pesquisar por propagandas antigas sobre produtos do nosso dia-a-dia. Falava-se prioritariamente do quanto o produto era maravilhoso. 

O sabão em pó Rinso, líder de vendas nos anos 60, dizia que “Rinso lava mais branco”. Hoje, o líder incontestável no segmento assina: “Omo, porque se sujar faz bem”. 

A comunicação evoluiu ao pensar primeiramente no benefício para o consumidor e o produto virou um mero meio para que ele o alcance. Podemos e devemos seguir a mesma lógica nas apresentações institucionais. 

Há infinitos exemplos de como se usa equivocadamente os atributos da empresa nas apresentações institucionais – número de funcionários, sede própria, áreas de negócio, data de fundação, história do fundador, entre tantas informações. 

Uma empresa de softwares de gestão que reforça em sua apresentação institucional que é apaixonada por tecnologia de última geração nada diz de fato ao seu prospect comercial. 

O que seu cliente quer saber na verdade é como tecnologia empregada em seus softwares pode ajudá-lo a simplificar processos e reduzir custo.

Um dos erros mais comuns nas apresentações institucionais é o uso indiscriminado (normalmente no primeiro slide) da missão, visão e valores da empresa. 

Fazer isso é o mesmo que dizer que Rinso lava mais branco. Claro que sua audiência deveria se importar com seus valores, mas muito mais do que falados e mostrados eles devem ser percebidos. 

Uma apresentação institucional que leve soluções efetivas para a audiência tem muito mais chances de ser percebida como uma empresa ética, engajada e com valores nobres. Adjetivos valem muito mais quando vem dos outros. 

Conheça também o seu público interno

Muitas das apresentações institucionais também são usadas para o público interno. Empresas costumam fazer integrações com novos colaboradores e promover update para os antigos colaboradores. 

Embora não seja uma venda explícita de produto ou serviço, o raciocínio deve ser o mesmo: pensar no objetivo da empresa e equalizar a mensagem com aquilo que o público interno almeja da companhia. Orgulho do pertencimento? Orgulho de ser a maior e melhor do mercado? Oportunidade de crescimento dentro da empresa? 

Com certeza o desafio aqui é muito maior, por se tratar de sentimentos subjetivos da audiência. Captar o zeitgeist interno, portanto, é imperativo para uma apresentação institucional interna. Sem isso, a chance de uma comunicação inócua é muito grande.

O mesmo PowerPoint para públicos diferentes: apresentações modulares

Entendemos que a dinâmica das empresas impede mundos ideais. Dificilmente será possível criar uma apresentação institucional para cada audiência mapeada. Normalmente é preciso contemplar em um único material os diversos públicos e objetivos. 

Nesse caso, a solução é montar a apresentação de forma modular. A introdução deve ser a mesma, mas recomenda-se a criação de uma agenda por temas ou por públicos. 

Se puder combinar os dois, melhor ainda. Em cada módulo, crie uma história com começo e meio e fim, que possa ser acoplado a todos os outros módulos- de modo que em toda a apresentação você possa retirar e incluir capítulos de acordo com o perfil da audiência. 

Repare então, que chegamos ao mesmo ponto de nossa tese inicial: para cada audiência você terá uma apresentação institucional diferente. A diferença está na customização previa que você terá que fazer antes de cada reunião, remodelando ordem de capítulos e ocultando slides.

O tempo é curto? Tenha sempre em mãos uma versão reduzida da apresentação institucional

Uma apresentação institucional, para ser de alto impacto precisa inspirar. E para inspirar não é preciso muito tempo.  Em tempos de WhatsApp é cada vez mais difícil marcar uma reunião presencial.E quando se consegue, o tempo é curto. 

Logo, é interessante que você tenha uma versão reduzida com no máximo 15 slides em que você possa contar sua história em 5 minutos, 15 minutos ou 2 horas. Isso sempre dependerá da audiência. Se ela gostar do que você estiver falando, ela te dará mais tempo.

Apresentação institucional por e-mail: vídeo é a melhor opção

É muito comum que o cliente peça sua apresentação institucional por e-mail. Fuja dessa armadilha. Apresentações institucionais de alto impacto pressupõem apresentadores. 

Para falar de sua empresa em materiais auto executáveis é recomendado outras mídias – sites e vídeos fazem muito bem esse papel. 

Boas histórias podem ser contadas em vídeos de no máximo três minutos e tem o poder de segurar audiência atrás do computador. Se quiser conhecer alguns exemplos de vídeos institucionais é só clicar aqui. A Conté é também uma produtora de vídeos e tem no seu portfólio vários cases de sucesso.

É líquido e certo que toda empresa precisa de uma boa apresentação institucional. Trata-se de um dos principais e mais baratos cartões de visita. Mas, a exemplo do cartão de visitas, ela cumpre um papel delimitado. Se você conseguir uma segunda reunião depois de executá-la, parabéns. Você criou uma apresentação institucional de alto impacto.

Crie sua apresentação institucional. Fale com a gente!